الإطار العام للحسابات الآلية بين مشكلات التطبيق وطرق حلها

المحاضرة الخامسة

العقل منحة ربانية كبري للإنسان، وعلي الإنسان أن يحسن استخدام عقله، والتفكير ثمرة العقل، ومن ثم إن تنمية التفكير تعتبر عملية أساسية لتنمية الفرد وعلي نتيجتها يتطور المجتمع ككل، إن كل فرد له الحق في تنمية قدراته العقلية لأنه جزء من كينونة الإنسان سواء كان طفلا أو شابا أو شيخا.. رجلا أو امرأة، إن التربية مستمرة مدي الحياة، أن نفكر بطريقة منهجية إبداعية فاعلة لكي نكون شخصيات أفضل، قادرين علي تطوير أنفسنا وتطوير المحيط الذي نعيش فيه في إطاره المحلي والقومي والدولي والكوني أيضا، إن قدرات الإنسان غير محدودة ونحن الذين نقلل من شأن قدراتنا لأننا لا نفهمها ولا نحاول فهمها، وأيضا لا نستخدم كل طاقاتنا العادية أو الكامنة ، ومن هنا نفقد الكثير من المهارات والمواهب التي لدينا.
هنالك أربع طرق لاكتساب المعلومات وهي الرؤية، الاستماع، التسميع، الكتابة وتفضيل إحداها علي الأخرى يختلف من شخص لآخر. ولكن بشكل عام، كلما زادت عدد الحواس في التعلم زادت الاستفادة وتركزت المعلومات.
مهنة المحاسبة ودورها في بناء الاقتصاد الوطني
إن مهنة المحاسبة كغيرها من المهن كالطب والهندسة لها دورها ومكانتها وأهميتها بالمجتمعات المتطورة، فقد أفردت لها دراسات متخصصة في الجامعات لتدريس أصولها وقواعدها.
ميزات مهنة المحاسبة عن المهن الأخرى
إن مهنة المحاسبة وإن كانت تشبه غيرها من المهن الأخرى من حيث أهمية الدور الذي تقوم به في المجتمع، إلا أنها تختلف عنها من حيث أصولها وقواعدها، فالمحاسبة علم اصطلاحي، غرضه قياس الوضع المالي ونتائج العمليات لنشاط اقتصادي ولعل أوجز تعبير عن طبيعة المحاسبة هو ما يرد في تقرير مراجع الحسابات عبارة "فيما إذا كانت البيانات المالية تظهر بصورة عادلة وضع المؤسسة المالي ونتائج أعمالها وفقاً "للأصول المحاسبية المتعارف عليها" والصورة العادلة في عرف المحاسبين والمراجعين، لا يمكن الحكم عليها بشكل مطلق بل في إطار "الأصول المحاسبية المتعارف عليها".
تطور مهنة المحاسبة
إن تعبير "معايير المحاسبة المتعارف عليها" هذا هو تعبير فني مصطلح عليه عند المحاسبين دلالته تشمل كل ما هو متفق على أنه مقبول في علم المحاسبة المتبعة في وقت معين وقد تجمعت هذه "المعايير المحاسبية" تدريجياً لمعالجة معاملات تستحدث مع الزمن. والى أمد قريب، كانت الخبرة والعادة، بل والضرورة العلمية، هي التي تقرر نوع المعالجة للمشاكل التي تطرأ. والذي كان يجعلها "متعارفاً عليها" هو تبني الشركات والمؤسسات لها، ولو كان تبنياً غير إجماعي. فإذا اتبعت بعض المؤسسات طريقة ما واتبعت مؤسسات أخرى طريقة ثانية للمشكلة ذاتها، أصبحت كلتا الطريقتين من "المتعارف عليهما" أما المحاسبون ومراجعو الحسابات. فكان دورهم يقتصر فيما مضى، على إقرار ما أصبح "متعارفاً عليه" من ما ظهر من معالجات محاسبية، حتى ولو تعددت المعالجات للموضوع الواحد.
وحيال هذا الموضوع نتناول فيما يلي وبإيجازالتغيرات التى طرأت على الدليل المحاسبى المتعارف عليه نظراً للتغيرات التى حدثت لبيان قياس الوضع المالى للمنشأة ونتائج العمليات للنشاط وفقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها ، وأن تلك التغيرات أثرت بطريقة مباشرة على تطبيق النظام المحاسبى والتعديل فى الدليل بما يتواكب مع التطورات والتعديلات التى تدخل على موازنة الصندوق كل عام مالى على حده .
نظـام الحسابات الآلى :
حيث أن الصندوق يمتلك من المقومات والآليات التى تساعد على تطوير أساليب العمل باستخدام تكنولوجيا المعلومات ، وله فى هذا المضمار وقت طويل فى استخدام الحاسبات الآلية لصرف المعاشات الدورية لأرباب المعاشات أو المستحقين عنهم .
أن هذه الإمكانيات اتاحت الفرصة لقيادات الصندوق بتوجيه النظر لاستخدام الحاسبات الإلكترونية فى أعمال الحسابات .
إنه وفقاً للنظام المحاسبى وتطبيقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها قام نظام الحسابات الآلى ، تطبيق الدورة المستندية آلياً كما تطبق يدوياً .
وتسهيلاً على المستخدمين للنظام تم عمل وظائف بالبرامج قريبة جداً من اليدوية.
الأهداف العامة من النظام :
1ـ إنشاء نظام دقيق للمعاملات المحاسبية داخل الصندوق ذات رقابة ذاتية.

2 ـ ميكنة العمل باستخدام الأجهزة الالكترونية ، والاستغناء عن الدفاتر والسجلات اليدوية .
3 ـ تخفيف العبء الوظيفى على الموظف فى تأدية العمل المكلف به
الأساليب المستخدمة على الحاسب :
استخدم نظام الحسابات على الحاسب الآلى نظام القيد المزدوج فى القيود المحاسبية :
من حـ / .................
الى حـ / .................
تطبق الأساليب المحاسبية المتعارف عليها يدوياً بقدر المستطاع على الحاسب الآلى حتى لا تكون عبء على العاملين وتسهيلاً منهم على أنفسهم .
تنقسم الحسابات فى النظم المحاسبية الى :ـ
1. المصروفات
2. الإيرادات
3. الحسابات الجارية
المصـــــروفات :ـ
هى بطبيعتها حسابات مدينة تظهر بالجانب المدين ، وقد تم تصميم البرنامج وفقاً لهذه الطبيعة.
الإيــرادات :ـ
هذا النوع بطبيعتة حسابات دائنـة تظهر بالجانب الـدائن ، وقد تم تصميم البرنامج وفقاً لهذه الطبيعة .
الحسابات الجارية :ـ
هذا النوع من الحسابات يطلق عليه حسابات ذات الجانبين ـ حسابات الأصول والخصوم _ أو حسابات الميزانية .





مجــال تطبيق النظام :
فى مجال صندوق التأمين الاجتماعى للقطاع الحكومى ، حيث له من الفروع ما يقرب من 70 منطقة .
فقط الزم القانون 127 لسنة 1983 المنظم للمحاسبة الحكومية ، والنظام المحاسبى الموحد ، الى إمساك الدفاتر والسجلات الحاسبية المعمول بها حالياٌ ، فإن نطاق تطبيق هذا النظام الآلى الصندوق و مناطقة فقط .
الحسابات الوسيطة :ـ
و لإتمام الدورة المستندية فى النظم المحاسبية لا بد ودمن وجود حسابات وسيطة ، تحمل عليها القيود لنقلها من فرع إلى أخر أو من المركز الرئيس إلى فرع والعكس وتلك الحسابات هى :ـ
حساب جارى الفروع / المناطق / الهيئة:ـ
نشأتها كالتالى :ـ
1. تسويات منشأها المركز الرئيسى الى المناطق .
2. تسويات منشأها المناطق الى المركز الرئيسى.
3. تسويات منشأها المناطق الى مثيلتها .
أولاً : تسويات منشأها المركز الرئيسى الى المناطق .( جارى المناطق )
وتشمل هذه الوظيفة على عدة وظائف أخرى وهى :ـ
• التعزيزات
• المعاشات المرتدة بريد
• كــود 9 بريد .
• كــود 9 بنوك
• النفقــــات
• أخــــــرى
وتشمل هذه الوظيفة على عدة عناصر إدخال البيانات التالية
• إضـــــــافة
• تعـــديل
• إقفــــال
• اســـتعلام منطقة
• اســـتعلام مركزى










مثال عملى :ـ
رقـم المنطقــة 111 اسـم المنطقة: أداره الحـقوق التـأمينيـة ‏
استعـلام عـن التعزيزات التى لم يتم أقفالها
===================================================
مسلسل اســم المنطقـة مبــلغ التعزيز رقـم الشطب تاريخ الشطب
====================================================
‏1 شرق القاهرة ‏1000,000 1 ‏13/3/2006
‏2 ‏100,000 ‏ 3 23/3/2006
‏3 150,000 ‏ ‏4 26/3/2006
‏4 ابـن ســندر ‏100,000 ‏ ‏1 ‏1 /7 /2005
‏5 ‏1000,000 1 13 / 3/2006
‏6 ‏200,000 3 3 /7 /2005
‏7 ‏100,000 4 21 / 3/ 2006
===================================================
يتم إضافة التعزيز بعمل التســـــوية المقابلة فى المنطقة بالطريقة العادية ( 55 ع.ح. ـ شطب ).
ثانياً: تسويات منشأها المناطق الى المركز الرئيسى ( جارى الهيئة )
وتشمل هذه الوظيفة على عدة وظائف أخرى وهى :ـ
• تــأمين صحــى
• خزانــــــــه
• تأمينات اجتماعيـه
• عمولـــــــــه
• رســـــم الاستبدال
• مخصص قضــايـا
• عائد الاستثمـــار
• مقابل حالات الوفاة
• اشتراكات الحضانة
• أخــــــــرى
وتشمل هذه الوظيفة على عدة عناصر إدخال البيانات التالية
1. إضــــــــــــافــــة
2. تعــــــــــــــديــل
3. إلغــــــــــــــــاء
4. أقفــــال تســويــــه
5. استعــلام مــركـــــزى





مثال عملى :ـ
تسوية تأمين صحى تم فتحها بالمنطقة
رقـم المنطقــة 310 اسـم المنطقة: منطقة الفيوم
إضـــــافة تــأمين صحــــــى
مسـلسـل الشـطـب 1187 تـاريخ الـشـطـب: 30/8/2005
===================================================
‏م. رقم اسـم المنطقـة المبلغ
===================================================
01 0111 المركـز الرئيسى 216010.820
===================================================
إقفال تسوية تأمين صحى فى المركز الرئيسى
رقـم المنطقــة: 111 اسـم المنطقة: أداره الحـقوق التـأمينيـة
إقفــــال تــأمين صحــــــى
مسـلسـل الشـطـب 1187 تـاريخ الـشـطـب: 30/8/2005
رقم المنطقة: 000000310 منطقه الفيوم
مسـلسـل الشـطـب 1187 تـاريخ الـشـطـب: 30/8/2005
المبلــــــــغ :
رقــم تسـويه الأقفال : تاريخ أقفال التسوية / /


===================================================
‏حساب جارى الفروع
كان حساب جارى الفروع وهو حساب وسيط يستخدم بين المناطق فى الحالات التالية:ـ
1 ) نقل مبلغ من الأرصدة المدينة إلى احد الفروع
أ ـ القيد فى الفرع الأول
من حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)
الى حـ/172 أرصدة مدينة أخرى
نقل المبالغ المستحقة على السيد /……….. ملف رقم …….
الى منطقة (فرع ) ……..
=========================
ب ـ القيد فى الفرع الثانى
من حـ / 172 أرصدة مدينة أخرى
الى حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)
2 ) نقل مبلغ من الدائنة إلى احد الفروع
أ ـ القيد فى الفرع الأول
من حـ/ 2733 أرصدة دائنة
الى حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)
نقل المبالغ المستحقة للسيد /……….. ملف رقم …….
الى منطقة (فرع ) ……..
==========================

ب ـ القيد فى الفرع الثانى
من حـ / جارى الفروع ( منطقة ……)
من حـ/ 2733 أرصدة دائنة

وكان يشكل عبء كبيراً على المناطق لظهور المشكلات التالية على سبيل المثل وليس الحصر:ـ
1 ) أن تكون التسوية التى تم إنشائها غير صحيحة
2 ) عدم وصول التسوية عن طريق البوستة الى الفرع الثانى
3 ) تجاهل الفرع الثانى لإجراء التسوية المقابلة
4 ) إهمال موظف الأرشيف بحفظ التسوية فى الملف الخاص بها وتحويلها للقسم المختص.
ومن هنا تتبلور المشكلة فى ظهور هذا الحساب على غير حقيقته بين الفروع وبالتالى يظهر له رصيد فى نهاية العام المالى مما يشكل خطورة كبيرة فى ميزان المراجعة المجمع نهاية العام المالى حيث أنه يظهر على غير حقيقته، لأنه لابد أن يكون رصيد هذا الحساب صفر، فمعنى ظهور رصيد له سواء دائن أو مدين أن هناك شئ خطاْ،
على الرغم أن هذا الحساب يظهر طوال العام المالى برصيد دائن أو مدين فلا يشكل أية خطورة، بينما تعظم الخطورة إذا ظهر له رصيد فى أقفال السنة المالية، يدل ذلك على عدم نقل أى من الأرصدة الى الفرع الأخر، أو عمل التسوية المقابلة فى الفرع المنقول إلية الرصيد ( مدين أو دائن ).