مشاكل الحسابات الوسيطة ( تفعيل دور الحاسب الآلى فى الحسابات )

المحاضرة الثانية
تعتبر المحاسبة الحكومية فرعاً رئيسياً من فروع المحاسبة المالية المتخصصة، بالرغم من خضوع المحاسبة الحكومية لمجموعة من الخصائص تميزها عن الفروع الأخرى للمحاسبة، إلا أن الإطار النظرى و التطبيقى الذى يحكم كل من المحاسبة الحكومية والفروع الأخرى للمحاسبة المالية يعتمد على مجموعة من المبادئ والفروض والسياسات والأساليب والإجراءات المنظمة للنشاط المالى.
تعتمد المحاســبة الحكومية على نظرية الأموال المخصصة،و التى يطلق عليها ( نظرية الاعتماد )، كما إنها تطور نطاق تطبيق المحاسبة الحكومية فلم تعد قاصرة على الوحدات الإدارية الحكومية الخدمية بمفهومها التقليدى وإنما امتدت لتشمل وحدات إدارية حكومية اقتصادية بالإضافة إلى المشروعات الحكومية الاستثمارية.
يتناول النظام المحاسبى الحكومى المصرى ، باعتباره أداه لتنفيذ النشاط المالى المحاسبى للحكومة ،والمجموعة المستندية والمجموعة الدفترية والعلاقة بينهما، وقد تناول المحاسبة عن
العمليات الحكومية ،سواء ما يتعلق منها بعمليات الصرف أو التحصيل لكل من حسابات الموازنة وحسابات الميزانية والحسابات الوسيطة، والتى نحن بصدد ما يتعلق بها من مشكلات عند تطبيقها،وهى تظهر عند تنفيذ بعضها وعلى سبيل المثال الحساب الوســيط ( جارى الفروع ) وهو يستخدم بين فروع المنشأة عند نقل بعض حساباتها الدائنة أو المدينة.
سوف يتضمن بحثنا التالى:ـ
1 ـ تحديد المشكلة الرئيسية
2 ـ أهمية المشكلة
3 ـ أهداف بحث المشكل
4 ـ نوعية البحث
5 ـ نطاق البحث
6 ـ التوصيات
1 ) المشكلة الرئيسية
قبل أن نعرض الأسباب الحقيقة التى قامت عليها المشكلة والمقترحات اللازمة لحلها يتعين تحديد المشكلة فى هذه الحالة.تستخدم المنشأة بعض الحسابات الوسيطة ( مؤقتة ) التى تستخدم كأداة لمتابعة ورقابة بعض العمليات بين الفروع، أما حساب جارى الفروع فهو يستخدم كحساب وسيط فى الحالات التالية:ـ
1 ) نقل مبلغ من الأرصدة المدينة إلى احد الفروع
أ ـ القيد فى الفرع الأول
من حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)
الى حـ/172 أرصدة مدينة أخرى
نقل المبالغ المستحقة على السيد /……….. ملف رقم …….
الى منطقة (فرع ) ……..
=========================
ب ـ القيد فى الفرع الثانى
من حـ / 172 أرصدة مدينة أخرى
الى حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)

2 ) نقل مبلغ من الدائنة إلى احد الفروع
أ ـ القيد فى الفرع الأول
من حـ/ 2733 أرصدة دائنة
الى حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)
نقل المبالغ المستحقة للسيد /……….. ملف رقم …….
الى منطقة (فرع ) ……..
==========================
ب ـ القيد فى الفرع الثانى
من حـ / جارى الفروع ( منطقة ……)
من حـ/ 2733 أرصدة دائنة
============================
والى هنا لا تظهر المشكلة بينما تكمن فى الآتى:ـ
1 ) أن تكون التسوية التى تم إنشائها غير صحيحة
2 ) عدم وصول التسوية عن طريق البوستة الى الفرع الثانى
3 ) تجاهل الفرع الثانى لإجراء التسوية المقابلة
4 ) إهمال موظف الأرشيف بحفظ التسوية فى الملف الخاص بها وتحويلها للقسم المختص.
ومن هنا تتبلور المشكلة فى ظهور هذا الحساب على غير حقيقته بين الفروع وبالتالى يظهر له رصيد فى نهاية العام المالى مما يشكل خطورة كبيرة فى ميزان المراجعة المجمع نهاية العام المالى حيث أنه يظهر على غير حقيقته، لأنه لابد أن يكون رصيد هذا الحساب صفر، فمعنى ظهور رصيد له سواء دائن أو مدين أن هناك شئ خطاْ،
على الرغم أن هذا الحساب يظهر طوال العام المالى برصيد دائن أو مدين فلا يشكل أية خطورة، بينما تعظم الخطورة إذا ظهر له رصيد فى أقفال السنة المالية، يدل ذلك على عدم نقل أى من الأرصدة الى الفرع الأخر، أو عمل التسوية المقابلة فى الفرع المنقول إلية الرصيد ( مدين أو دائن ).
يكون بالتالى مجال مناقضة للجهاز المركزى للمحاسبات معبراً عن ذلك أن القوائم المالية لم تظهر العمليات المحاسبية خلال العام، ويترتب على ذلك الأتى:ـ
1 ) عدم وصول المستحقات الى أصحابها ويظهر ذلك فى الأرصدة الدائنة التى تنتج من قيدها لحين تقدم اصح الشأن لصرفها بما يؤدى الى تضخم هذا الرصيد.
2 ) ضياع المبالغ التى سبق صرفها بدون وجه حق لأصحاب المعاشات أو المستحقين عنهم، ويظهر ذلك فى حساب الأرصدة
المدينة، مما يكون بذلك هناك مبالغ كبيرة تضيع على المنشأة لعدم إمكانية حصرها وتحصيلها.
3 ) يترتب على ذلك تضخم أرصدة الحسابات المدينة والدائنة الذى يؤدى بدوره الى ظهور ديون معدومة كبيرة وأيضاً حرمان أصحاب الحقوق من وصول الحق إليهم.
أهمية البحث:ـ
لا يمكن مقارنة المبالغ التى تضيع على المنشأة أو التى لم يتم صرفها لأصحاب الحق ومن ذلك يتضح أن أهمية البحث تظهر فى الآتى:ـ
1 ) الحفاظ على أموال المنشأة قبل المتعاملين معها، وتحصيل كافة
المبالغ التى سبق صرفها بدون وجه حق لهم.
2 ) إمكانية تقديم الخدمة حسب الأهداف العامة التى تقوم عليها وظائف المنشأة، ويتمثل ذلك فى صرف الحقوق لأصحابها كاملة وفى
المواعيد المحددة، وبسهولة ويسر.
أهـداف البحث :
1 ـ ترتيب وتنظيم عملية نقل بعض الأرصدة المدينة أو الدائنة الى الفرع الأخر يتسنى صرف الحقوق لأصحابها، أو استرداد المبالغ المنصرفة بدون وجه حق كل على أقصى سرعة.
2 ـإظهار كافة حسابات النتيجة بصورة حقيقية وخاصة فى حسابات الأرصدة المدينة والدائنة بالقوائم المالية والحسابات الختامية .
3ـ إظهار حركة الحسابات المدينة والدائنة بالفروع بصورة واقعية وحقيقية، تمثل الحركة التى تتم خلال العام المالى بين كافة الفروع .
صفة البحث :
يقوم البحث بصفة تحليلية للعمليات والقيود المحاسبية التى تتم بين فروع المنشأة الواحدة ،وخاصة فى الحسابات الحكومية التى نظمت بالقانون 127 لسنة 1981 ( النظام المحاسبى الموحد )
كما أن عملية نقل المبالغ المدينة والدائنة من فرع الى أخر موضع لفت نظر الجهات الرقابية وخاصة الجهاز المركزى للمحاسبات.
حيث يهتم فى ذلك بحسابى 172 أرصدة مدينة الأخرى، وحساب 2733 أرصدة دائنة أخرى، ويطالب بتوضيح أرصدة هذه الحسابات تفصيلاً بكشوف مفصلة بكل مبلغ على حدة مبين أصل المبلغ و حقوقة واستحقاقه والأسباب التى تم التعلية لهذه المبالغ .
تدخل هذه الحسابات بين حسابات الأصول والخصوم فى الميزانية العامة للدولة ،وكذلك فى الحسابات الختامية للوحدة الاقتصادية .
مــاهى الخصوم ؟
يمكن تعريف الخصوم وفقاً لما نصت عليه المادة (5 ) من اللائحة التنفيذية للقانون 127 لسنة 1981 .
أنها تمثل التزامات الجهات الإدارية قبل الغير أو قبل بعضها البعض ، ويراعى فى إمساكها الآتى :ـ
1 ـ إثبات قيمة الالتزامات المالية المستحقة على الجهة فى أول السنة المالية .
2 ـ إثبات قيمة الالتزامات التى تستحق على الجهة واستبعاد ما يتم سداده من الالتزامات نتيجة لمعاملاتها خلال السنة المالية .
ولذا يمكن التعبير عن حسابات الخصوم بأنها مجموعة الالتزامات المستحقة على الوحدات الإدارية الحكومية قبل الغير أو قبل بعضها البعض .
ما هى الدفتر النظامية التى تستخدم لمثل هذه الحسابات؟
يتمثل ذلك فى الحسابات الوسيطة ( النظامية وتنقسم الى حسابات مدينة وأخرى دائنة ) وتنقسم بدورها الى حسابات أخرى وسيطة هى على سبيل المثال حساب جارى الفروع الذى يستخدم فى نقل الالتزامات المستحقة من فرع الى أخر.
نطاق البحث:
يفيد البحث فى تنفيذ المحاسبة الحكومية بالوحدات الإدارية بالدولة ، وعلى الأخص الوحدات التى تتكون من فرع يتم التعامل معها من خلال حسابات الأرصدة المدينة والدائنة بنقلها من فرع الى أخر .
تم حصر العينة فى صندوق التأمين الإجتماعى للعاملين بالقطاع الحكومى ، حيث أنه يخدم قطاع كبير من المواطنين ، ويتكون من عدد كبير من الفروع داخل القطر المصرى ويتم نقل مطالبات بين الفروع عن طريق استخدام حساب وسيط وقد سماه حساب جارى الفروع .
التوصيات :
1 ) تكليف مناطق ومكاتب الصندوق بحصر الملفات الموجودة طرفها سواء بها صرف أو ليس بها مستحقين، وعمل تعديل لأماكن تواجدها بناء على الحصر الذى تم فعلياً.
* يكون تواجد الملف على الحاسب الآلى إقرار أو خطاب معتمد من المنطقة أو المكتب .
2) يتم فتح حساب لجارى الفروع على الحاسب الآلى كمثل حساب البنك، تقوم المنطقة بتسجيل التسوية على حساب جارى الفروع الذى يقوم البرنامج بدورة فى إظهاره بالمنطقة المقابلة فور تسجيلها.
@ تقوم المنطقة أو المكتب الثانى بعمل التسوية المقابلة فى نفس الشهر.
3 ) تقوم المنطقة أو المكتب بمراجعة شهرية لحساب جارى الفروع على الحاسب الآلى شهرياً على السجل الخاص بهذا الحساب.
4 )يتم عمل طبعة كل ثلاثة شهور لكل منطقة أو مكتب على حدة، وترسل للهم يقوم المسئول عن الحساب بمراجعتها، وعمل التسويات المقابلة التى لم يعملها فى حينها.
5)يتم عمل طبعة مجمعة للمناطق تسلم إلى إدارة حسابات المناطق بالإدارة العامة للحسابات المركزية، بالإضافة الى طبعة بواقى موضحاً بها رقم كل تسوية على حدة واسم المنطقة المنشئة والمنقولة إليها، حتى يتسنى لها متابعتها.
نتمنى من الله أن يعزنا بالإسلام، وأن يلهمنا طريق الصواب للعمل على تحسين الخدمات التى يقدمها الصندوق لأرباب المعاشات والمستحقين عنهم.
المراجع :
1 ـ دراسة ونظرية تطبيقية أ.د. يحيى أبو طالب
أستاذ المحاسبة ـ كلية التجارة ـ جامعة عين شمس
2 ـ دوريات الجهاز المركزى للمحاسبات
3 ـ مراجعة بعض موازين المراجعة



استاذنا محمد عبد المنعم موضوع قمة فى الابداع ونتمنى من الله ان يستفاد منه الزملاء

جزاك الله خيرا عنا كل الجزاء يااستاذنا محمد عبدالمنعم