تفعيل دور الحاسب الآلى فى الحسابات

المحاضرة الاولى
تعتبر المحاسبة الحكومية فرعاً رئيسياً من فروع المحاسبة المالية المتخصصة، بالرغم من خضوع المحاسبة الحكومية لمجموعة من الخصائص تميزها عن الفروع الأخرى للمحاسبة، إلا أن الإطار النظرى و التطبيقى الذى يحكم كل من المحاسبة الحكومية والفروع الأخرى للمحاسبة المالية يعتمد على مجموعة من المبادئ والفروض والسياسات والأساليب والإجراءات المنظمة للنشاط المالى.
تعتمد المحاســبة الحكومية على نظرية الأموال المخصصة،و التى يطلق عليها ( نظرية الاعتماد )، كما إنها تطور نطاق تطبيق المحاسبة الحكومية فلم تعد قاصرة على الوحدات الإدارية الحكومية الخدمية بمفهومها التقليدى وإنما امتدت لتشمل وحدات إدارية حكومية اقتصادية بالإضافة إلى المشروعات الحكومية الاستثمارية.
يتناول النظام المحاسبى الحكومى المصرى ، باعتباره أداه لتنفيذ النشاط المالى المحاسبى للحكومة ،والمجموعة المستندية والمجموعة الدفترية والعلاقة بينهما، وقد تناولت المحاسبة عن العمليات الحكومية ،سواء ما يتعلق منها بعمليات الصرف أو التحصيل لكل من حسابات المصروفات والإيرادات وحسابات الميزانية .
الأداء الحكومى فى عصر المعرفة :
دخول العالم فى الموجة الثالثة ، وهى عصر المعلومات ثم المعلوماتية ، حتى وصل بنا الى اقتصاديات المعرفة و الوعى الكونى ـ فلقد وجد العلم نفسه إمام تراكم معرفى يتضاعف حجمه كل 18 شهر تقريباً ، وأصبح من الضرورى إدارة هذا الكم الهائل من المعرفة بأسلوب جديد .
لقد أدى التطور الهائل فى تكنولوجيا المعلومات والمعرفة الى إعادة النظر فى الأداء الحكومى ووظائفه التقليدية والخدمات التى يقدمها الى القطاع العائلى ـ قطاع الأعمال ـ والى القطاعات الحكومية المختلفة الأخرى، وكيف يمكن أن تواكب متطلبات هذا العصر ، ومن اجل ذلك بدأت تظهر ما تسمى بمشاريع الحكومة الالكترونية .
نظـام الحسابات الآلى :
حيث أن الصندوق يمتلك من المقومات والآليات التى تساعد على تطوير أساليب العمل باستخدام تكنولوجيا المعلومات ، وله فى هذا المضمار وقت طويل فى استخدام الحاسبات الآلية لصرف المعاشات الدورية لأرباب المعاشات أو المستحقين عنهم .
أن هذه الإمكانيات اتاحت الفرصة لقيادات الصندوق بتوجيه النظر لاستخدام الحاسبات الإلكترونية فى أعمال الحسابات .
تضافرت الجهود من الإدارات المهتمة بتصميم النظام الخاص بالحسابات على الحاسب الآلى وكان من أهمهم إدارتى حسابات المناطق بالحسابات المركزية والبرامج بالحاسب الآلى،وتم تطبيق النظام على مستوى المناطق ( أ ـ ب)
إنه وفقاً للنظام المحاسبى وتطبيقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها قام نظام الحسابات الآلى ، تطبيق الدورة المستندية آلياً كما تطبق يدوياً .
وتسهيلاً على المستخدمين للنظام تم عمل وظائف بالبرنامج قريبة جداً من اليدوية.
الأهداف العامة من النظام :
1ـ إنشاء نظام دقيق للمعاملات المحاسبية داخل الصندوق ذات رقابة ذاتية.
أن التعامل بنظام الحاسب الآلى والبرامج المستخدمة يقلل من حدوث الأخطاء ، ويمكن أن يقال أنها تكون معدومة . وبالتالى أنشاء النظم الرقابية الذاتية ، على سبيل المثال وليس الحصر عدم تكرار أية حالة من الحالات التى سبق تسجيلها.
2 ـ ميكنة العمل باستخدام الأجهزة الالكترونية ، والاستغناء عن الدفاتر والسجلات اليدوية .
فى بداية الأمر يكون استخدام الحاسبات الالكترونية يحتاج الى التجربة العملية فى التطبيق ، وبانتظام التبويب فى سجلات الحاسب والمطابقة بينه وبين اليدوى ، وانتظامه ومطابقة المجاميع بينهما، وعرض النتائج على الجهات المعنية لإقرار النظام ، وفوره يتم الاستغناء عن الدفاتر والسجلات .
3 ـ تخفيف العبء الوظيفى على الموظف فى تأدية العمل المكلف به
على الموظف العبء الأكبر لنجاح النظام ، من حيث الاهتمام عند تبويب مستندات الصرف أو التسويات ، فإذا انتظمت الخطوات التنفيذية بإتباع الأسلوب الأمثل فى تبويب عناصر إذن توجيه القيد وفقاً للدليل المحاسبى ، ذلك تكون النتيجة مرضية ومضبوطة بين كل من ميزان المراجعة الآلى واليدوى.
فإذا التزم مراجع الحسابات عند إعداد توجيه القيد بصورة صحيحة بتبويب الدليل المحاسبى إمام كل عنصر من عناصره ، و التزام مدخل البيانات ( المسجل) ببيانات إذن توجيه القيد المعد بمعرفة المراجع بالطريقة الصحيحة ، فلا تظهر أية أخطاء ، وفى نهاية شطب اليوم يتم ضبط المسجل على الحاسب مع الدفاتر والسجلات ، وبالتالى يستخرج ميزان مراجعة شهرى بدون أخطاء.
الأساليب المستخدمة على الحاسب :
استخدم نظام الحسابات على الحاسب الآلى نظام القيد المزدوج فى القيود المحاسبية :
من حـ / .................
الى حـ / .................
تطبق الأساليب المحاسبية المتعارف عليها يدوياً بقدر المستطاع على الحاسب الآلى حتى لا تكون عبء على العاملين وتسهيلاً منهم على أنفسهم .
تنقسم الحسابات فى النظم المحاسبية الى :ـ
1. المصروفات
2. الإيرادات
3. الحسابات الجارية
المصـــــروفات :ـ
هى بطبيعتها حسابات مدينة تظهر بالجانب المدين ، وقد تم تصميم البرنامج وفقاً لهذه الطبيعة .
تظهر على الحاسب كحركة مدينة ودائنة يظهر لها رصيد ، هذا الرصيد هو المحصلة بين الجانبين ، وبالتالى يظهر فى ميزان المراجعة الآلى بالجانب المدين على أنه حركة شهرية، والذى يجب أن يطابق مع اليدوى .
الإيــرادات :ـ
هذا النوع بطبيعتة حسابات دائنـة تظهر بالجانب الـدائن ، وقد تم تصميم البرنامج وفقاً لهذه الطبيعة .
تظهر على الحاسب كحركة مدينة ودائنة ، يظهر لها رصيد ، هذا الرصيد هو المحصلة بين الجانبين ، وبالتالى يظهر فى ميزان المراجعة الآلى بالجانب الدائن على أنه حركة شهرية، والذى يجب أن يطابق مع اليدوى .
الحسابات الجارية :ـ
هذا النوع من الحسابات يطلق عليه حسابات ذات الجانبين ـ حسابات الأصول والخصوم _ أو حسابات الميزانية .
تظهر هذه الحسابات فى شكلها العام فى النظام مثل حسابات المصروفات والإيرادات ( مدين ـ دائن ـ رصيد ) يرحل الى ميزان المراجعة الآلى الجانب المدين و الجانب الدائن كل على حده ، وليس الرصيد كما فى حسابات الجانب الواحد ( المصروفات ـ الإيرادات).
مجــال تطبيق النظام :
فى مجال صندوق التأمين الإجتماعى للقطاع الحكومى ، حيث له من الفروع ما يقرب من 58 منطقة ( أ ـ ب).
فقط الزم القانون 127 لسنة 1983 المنظم للمحاسبة الحكومية ، والنظام المحاسبى الموحد ، الى إمساك الدفاتر والسجلات الحاسبية المعمول بها حالياٌ .
فإن نطاق تطبيق هذا النظام الآلى الصندوق و مناطقة فقط .
المشاكل التى ظهرت فى التطبيق:ـ
قبل أن نعرض الأسباب الحقيقة التى قامت عليها المشكلة والمقترحات اللازمة لحلها يتعين تحديد المشكلة فى هذه الحالة.تستخدم المنشأة بعض الحسابات الوسيطة ( مؤقتة ) التى تستخدم كأداة لمتابعة ورقابة بعض العمليات ، وبعض الحسابات الأخرى نعرض منها ما يلى:ـ
أولاً : ـ حســـاب الاستبدال ( 14 )
1 ) رأس مال الاستبدال حـ/ 14111
2 ) أقساط الاستبدال حـ / 14112
تمت المعالجة المحاسبية للقيود التى كانت متأثرة بتطبيق تعليمات الصندوق رقم (32) لسنة 1995 بعد صدور التعليمات رقم 6 لسنة 2005 فى شأن المعالجة المحاسبية لحالات وفاة المستبدلين و التى تقضى بالتالى :ـ
يستبدل بالبند ثانياً من المادة الأولى فى التعليمات رقم (32) لسنة 1995 بالنص التالى:ـ تتخذ الإجراءات المحاسبية الآتية بالنسبة لحالات الوفاة ( بالمركز الرئيسى والمناطق )
من مذكورين
حـ / 2733111 الأرصدة الدائنة ( عائد استثمار عمليات الاستبدال)
الفرق بين الأقساط المتبقية حتى نهاية الاستبدال والقيمة الحالية
لأقساط الاستبدال.
حـ / 2733122 الأرصدة الدائنة ( مقابل حالات الوفاة للمستبدلين)
القيمة الحالية للأقساط المتبقية حتى نهاية الاستبدال.
الى حـ / 14111 إقراض طويل الأجل ( رأس مال الاستبدال )
القيمة الفعلية للأقساط المتبقية من تاريخ الوفاة حتى نهاية الاستبدال.
ثانياً : حساب جارى الفروع / المناطق / الهيئة:ـ
أن هذه الحسابات هى حسابات وسيطة وتكون نشأتها كالتالى :ـ
1. تسويات منشأها المركز الرئيسى الى المناطق .
2. تسويات منشأها المناطق الى المركز الرئيسى.
3. تسويات منشأها المناطق الى مثيلتها .
أولاً : تسويات منشأها المركز الرئيسى الى المناطق .( جارى المناطق )
وتشمل هذه الوظيفة على عدة وظائف أخرى وهى :ـ
• التعزيزات
• المعاشات المرتدة بريد
• كــود 9 بريد .
• كــود 9 بنوك
• النفقــــات
• أخــــــرى
وتشمل هذه الوظيفة على عدة عناصر إدخال البيانات التالية
• إضـــــــافة
• تعـــديل
• إقفــــال
• اســـتعلام منطقة
• اســـتعلام مركزى
مثال عملى :ـ
رقـم المنطقــة 111 اسـم المنطقة: أداره الحـقوق التـأمينيـة ‏
استعـلام عـن التعزيزات التى لم يتم أقفالها
===================================================
مسلسل اســم المنطقـة مبــلغ التعزيز رقـم الشطب تاريخ الشطب
====================================================
‏1 شرق القاهرة ‏1000,000 1 ‏13/3/2006
‏2 ‏100,000 ‏ 3 23/3/2006
‏3 150,000 ‏ ‏4 26/3/2006
‏4 ابـن ســندر ‏100,000 ‏ ‏1 ‏1 /7 /2005
‏5 ‏1000,000 1 13 / 3/2006
‏6 ‏200,000 3 3 /7 /2005
‏7 ‏100,000 4 21 / 3/ 2006
===================================================
يتم إضافة التعزيز بعمل التســـــوية المقابلة فى المنطقة بالطريقة العادية ( 55 ع.ح. ـ شطب ).
ثانياً: تسويات منشأها المناطق الى المركز الرئيسى ( جارى الهيئة )
وتشمل هذه الوظيفة على عدة وظائف أخرى وهى :ـ
• تــأمين صحــى
• خزانــــــــه
• تأمينات اجتماعيـه
• عمولـــــــــه
• رســـــم الاستبدال
• مخصص قضــايـا
• عائد الاستثمـــار
• مقابل حالات الوفاة
• اشتراكات الحضانة
• أخــــــــرى
وتشمل هذه الوظيفة على عدة عناصر إدخال البيانات التالية
1. إضــــــــــــافــــة
2. تعــــــــــــــديــل
3. إلغــــــــــــــــاء
4. أقفــــال تســويــــه
5. استعــلام مــركـــــزى
مثال عملى :ـ
تسوية تأمين صحى تم فتحها بالمنطقة
رقـم المنطقــة 310 اسـم المنطقة: منطقة الفيوم
إضـــــافة تــأمين صحــــــى
مسـلسـل الشـطـب 1187 تـاريخ الـشـطـب: 30/8/2005
===================================================
‏م. رقم اسـم المنطقـة المبلغ
===================================================
01 0111 المركـز الرئيسى 216010.820
===================================================
إقفال تسوية تأمين صحى فى المركز الرئيسى
رقـم المنطقــة: 111 اسـم المنطقة: أداره الحـقوق التـأمينيـة
إقفــــال تــأمين صحــــــى
مسـلسـل الشـطـب 1187 تـاريخ الـشـطـب: 30/8/2005
رقم المنطقة: 000000310 منطقه الفيوم
مسـلسـل الشـطـب 1187 تـاريخ الـشـطـب: 30/8/2005
المبلــــــــغ :
رقــم تسـويه الأقفال : تاريخ أقفال التسوية / /


======================================
‏حساب جارى الفروع
كان حساب جارى الفروع وهو حساب وسيط يستخدم بين المناطق فى الحالات التالية:ـ
1 ) نقل مبلغ من الأرصدة المدينة إلى احد الفروع
أ ـ القيد فى الفرع الأول
من حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)
الى حـ/172 أرصدة مدينة أخرى
نقل المبالغ المستحقة على السيد /……….. ملف رقم …….
الى منطقة (فرع ) ……..
=========================
ب ـ القيد فى الفرع الثانى
من حـ / 172 أرصدة مدينة أخرى
الى حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)
2 ) نقل مبلغ من الدائنة إلى احد الفروع
أ ـ القيد فى الفرع الأول
من حـ/ 2733 أرصدة دائنة
الى حـ/ جارى الفروع ( منطقة ……)
نقل المبالغ المستحقة للسيد /……….. ملف رقم …….
الى منطقة (فرع ) ……..
==========================
ب ـ القيد فى الفرع الثانى
من حـ / جارى الفروع ( منطقة ……)
من حـ/ 2733 أرصدة دائنة

وكان يشكل عبء كبيراً على المناطق لظهور المشكلات التالية على سبيل المثل وليس الحصر:ـ
1 ) أن تكون التسوية التى تم إنشائها غير صحيحة
2 ) عدم وصول التسوية عن طريق البوستة الى الفرع الثانى
3 ) تجاهل الفرع الثانى لإجراء التسوية المقابلة
4 ) إهمال موظف الأرشيف بحفظ التسوية فى الملف الخاص بها وتحويلها للقسم المختص.
ومن هنا تتبلور المشكلة فى ظهور هذا الحساب على غير حقيقته بين الفروع وبالتالى يظهر له رصيد فى نهاية العام المالى مما يشكل خطورة كبيرة فى ميزان المراجعة المجمع نهاية العام المالى حيث أنه يظهر على غير حقيقته، لأنه لابد أن يكون رصيد هذا الحساب صفر، فمعنى ظهور رصيد له سواء دائن أو مدين أن هناك شئ خطاْ،
على الرغم أن هذا الحساب يظهر طوال العام المالى برصيد دائن أو مدين فلا يشكل أية خطورة، بينما تعظم الخطورة إذا ظهر له رصيد فى أقفال السنة المالية، يدل ذلك على عدم نقل أى من الأرصدة الى الفرع الأخر، أو عمل التسوية المقابلة فى الفرع المنقول إلية الرصيد ( مدين أو دائن ).
يكون بالتالى مجال مناقضة للجهاز المركزى للمحاسبات معبراً عن ذلك أن القوائم المالية لم تظهر العمليات المحاسبية خلال العام، ويترتب على ذلك الأتى:ـ
1 ) عدم وصول المستحقات الى أصحابها ويظهر ذلك فى الأرصدة الدائنة التى تنتج من قيدها لحين تقدم أصحاب الشأن لصرفها بما يؤدى الى تضخم هذا الرصيد.
2 ) ضياع المبالغ التى سبق صرفها بدون وجه حق لأصحاب المعاشات أو المستحقين عنهم، ويظهر ذلك فى حساب الأرصدة المدينة، مما يكون بذلك هناك مبالغ كبيرة تضيع على المنشأة لعدم إمكانية حصرها وتحصيلها.
3 ) يترتب على ذلك تضخم أرصدة الحسابات المدينة والدائنة الذى يؤدى بدوره الى ظهور ديون معدومة كبيرة وأيضاً حرمان أصحاب الحقوق من وصول الحق إليهم.
مع كثرة المشاكل فىتطبيق نظام الحسابات على الحاسب الآلى كان لابد من وجود حل ، وقد تم عمل برنامج نوضح فيما يلى بعض عناصره التى يتم التعامل معها من خلال الوظائف التالية:ـ
ثالثاً: تسويات منشأها المناطق الى مثيلتها .
وتشمل هذه الوظيفة على عدة وظائف أخرى وهى :ـ
• إضــــــافــة
• تعــــــديــل
• إلغــــــــاء
• اســـــــتعلام
• رقــــــــابه

مثال عملى :ـ
رقـــم المنطقة: ‏000000124 اسـم المنطقــــة: مكتب مدينه نصـر
ســـــنة مـاليــــة : 2006 / 2005
قـائمـة الاختيـارات الرئيسـية
------------------------------
1. استعـلام عـن الحالات المرسلـــه ولم تتم
2. استعـلام عـن الحالات المستقبلـه ولم تتم
3. استعـلام عـن الحالات التى تم الرد عليها
4. استعـلام عـن الحالات المعلقة
أنشاء تسوية فى منطقة مرسلة الى منطقة أخرى:
أولاً : فى المنطقة المرسلة:
رقم المنطقـة:000000124 اسـم المنطقة: مكتب مدينه نصـــر
‏ ســنة مالـية: 2006/2005
أضـــــــافه جارى الفروع
----------------------
رقـــــــم الشطــب: 000000033
تـــاريــخ الشطــب : 11 / 08 / 2005
الرقـم التأمينــى: 004500391 رقم الربط /الملـف: ‏000205791 ‏ اســم صاحب المعاش : محمود حسين يوسف بلال
رقــــم دفـــتر55: 000000016
تـاريـخ دفـــتر55: 08 / 08 / 2005 ‏ المبـلغ الاجمــالـى : 100 0000000000269
الجهة المرسل إليها : 000000561 مكتب ايتاى البارود
ثانياً : أقفال سداد تسوية :
أ ـ فى الحالة لا تخص المنطقة
رقـم المنطقــة: 561 اسـم المنطقة: مكتب ايتاى البارود
إقفــــال (ســداد) تسوية
رقم الشـطـب : 33 تـاريخ الـشـطـب: 11/8/2005
المبـلغ الاجمــالـى : 100 0000000000269
بيان الســـداد : 2 1 ـ الحالة تخصنا 2 ـ الحالة لا تخصنا
رقــم تسـويه الأقفال : تاريخ أقفال التسوية / /
بيان التســـــويـة :
------------------------------
فى هذه الحالة يجب على المنطقة منشأة التسوية إجراء تسوية عكسية بها لأقفالها.
ب ـ فى الحالة لا تخص المنطقة
رقـم المنطقــة: 561 اسـم المنطقة: مكتب ايتاى البارود
إقفــــال (ســداد) تسوية
رقم الشـطـب : 33 تـاريخ الـشـطـب: 11/8/2005
المبـلغ الاجمــالـى : 100 0000000000269
بيان الســـداد : 1 1 ـ الحالة تخصنا 2 ـ الحالة لا تخصنا
رقــم تسـويه الأقفال : 34 تاريخ أقفال التسوية 21 / 8/ 2005
بيان التســـــويـة : ملف رقم 000000

‏

‏







